Implementação de SGI e auditoria: como transformar requisitos em gestão integrada
Empresas que buscam maior controle sobre seus processos precisam lidar, muitas vezes, com diferentes requisitos relacionados à qualidade, meio ambiente, saúde e segurança ocupacional.
Nesse contexto, o Sistema de Gestão Integrado (SGI) pode ser uma ferramenta importante para organizar esses requisitos de forma estruturada e conectada à realidade da operação.
Um SGI pode, por exemplo, integrar requisitos das seguintes normas:
ISO 9001 — Sistema de Gestão da Qualidade;
ISO 14001 — Sistema de Gestão Ambiental;
ISO 45001 — Sistema de Gestão de Saúde e Segurança Ocupacional.
Mas a implementação de SGI não significa simplesmente criar documentos para atender a diferentes normas. O verdadeiro desafio está em transformar requisitos em processos, responsabilidades, controles e práticas que façam parte da rotina da organização.
O que é um Sistema de Gestão Integrado (SGI)?
O SGI busca integrar diferentes sistemas de gestão que possuem requisitos e elementos em comum, evitando que cada área trabalhe de forma isolada.
Essa integração pode envolver processos como gestão de riscos, definição de objetivos, controle de documentos, capacitação, auditorias, tratamento de não conformidades e melhoria contínua.
A integração, entretanto, precisa respeitar as particularidades de cada sistema. A gestão ambiental possui seus próprios requisitos, assim como qualidade e saúde e segurança ocupacional.
O objetivo não é eliminar essas diferenças, mas organizar a gestão de forma coerente e integrada à operação.
O papel da auditoria no sistema de gestão
A auditoria é uma ferramenta para avaliar o sistema de forma sistemática e baseada em evidências, permitindo verificar se os critérios estabelecidos estão sendo atendidos e se aquilo que foi planejado está realmente acontecendo na prática.
As auditorias podem ter diferentes finalidades e partes envolvidas:
Auditoria de 1ª parte — auditoria interna
É realizada pela própria organização ou em seu nome.
Pode ser utilizada para avaliar a conformidade dos processos, identificar não conformidades e oportunidades de melhoria e verificar a eficácia dos controles implementados.
Auditoria de 2ª parte — auditoria de fornecedor
É realizada por uma organização que possui interesse na parte auditada.
Um exemplo é a avaliação de um fornecedor para verificar o atendimento a requisitos contratuais, técnicos, ambientais ou de qualidade.
Auditoria de 3ª parte — auditoria de certificação
É realizada por uma organização independente no contexto da certificação de um sistema de gestão.
É nesse cenário que estão as auditorias para certificação de sistemas como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001.
A auditoria de certificação deve ser conduzida por profissionais competentes e qualificados, vinculados a um organismo de certificação que atenda aos requisitos aplicáveis.
Auditoria não é apenas fiscalização
Uma auditoria eficaz não deve ser tratada apenas como uma busca por erros, seu objetivo é obter evidências e avaliar o sistema em relação aos critérios estabelecidos.
Esse processo pode ajudar a identificar:
não conformidades;
falhas ou fragilidades nos processos;
controles que não estão funcionando como previsto;
oportunidades de melhoria;
riscos que precisam ser tratados;
necessidades de capacitação ou revisão de processos.
Por isso, a auditoria também pode ser uma importante ferramenta de melhoria contínua e tomada de decisão.
Implementar um SGI é colocar a gestão em prática
É possível ter um sistema documentalmente bem estruturado e, ainda assim, encontrar dificuldades na aplicação prática. Por isso, a implementação precisa considerar as pessoas, os processos e a realidade da operação.
Os colaboradores precisam compreender suas responsabilidades, os controles precisam ser aplicáveis, os indicadores precisam ser acompanhados e os registros precisam demonstrar que os processos estão realmente sendo executados.
Em outras palavras:
Implementar é colocar o sistema para funcionar.
Auditar é verificar, com base em evidências, como ele está funcionando.
Melhorar é utilizar os resultados para aprimorar continuamente os processos.
Um SGI precisa fazer sentido para a operação
Não existe um único modelo de SGI que possa ser simplesmente replicado em todas as organizações.
A estrutura necessária dependerá do porte, dos processos, dos riscos, dos aspectos ambientais, dos requisitos legais, das atividades desenvolvidas e dos objetivos estratégicos de cada empresa.
Por isso, implementar um sistema de gestão não deveria significar criar burocracia para atender à norma, os requisitos devem ser utilizados como base para melhorar a forma como a organização planeja, executa, controla e aprimora seus processos.
Quando bem estruturado, um SGI pode contribuir para uma visão mais integrada da organização, aproximando qualidade, meio ambiente, saúde e segurança e gestão estratégica.
Gestão Ambiental integrada à estratégia da empresa
A implementação e a avaliação de sistemas de gestão exigem conhecimento dos requisitos aplicáveis, mas também uma compreensão prática dos processos e da realidade da organização.
A Nexus Flora atua na estruturação e melhoria da gestão ambiental, contribuindo em projetos relacionados a:
diagnóstico e avaliação de processos ambientais;
identificação de requisitos ambientais aplicáveis;
estruturação de controles e procedimentos;
gestão de aspectos e impactos ambientais;
indicadores ambientais;
auditorias e avaliações ambientais;
tratamento de não conformidades;
capacitação de equipes;
integração da gestão ambiental aos processos da organização.
Um sistema de gestão não deve existir apenas para passar por uma auditoria, ele deve ajudar a empresa a organizar processos, controlar riscos, acompanhar resultados e tomar decisões melhores.
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